高薪人士的职场写作秘诀：1个原则，2个技巧，3个提醒

作者 l 张良基

来源 l张良吉（ID：zhang_liangj）

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在文章开始之前，先说说我对职场写作的理解。

职场写作不同于自媒体写作，但也有相似之处（本文前面提到）。

职场写作注重清晰连贯的观点。 它不需要小故事，也不需要跌宕起伏的情感引导。 相反，它需要的是客观、理性和冷静。

职场写作的目的是传递价值和观点，促进干扰，最终提高工作效率。 适用于工作中任何需要文字交流的场景，包括但不限于写邮件、写提案、写报告等。

明天的这种经历可以教你如何以专业的方式清晰、有逻辑地表达自己。 一旦你掌握了它，你会发现你的思维水平也能在潜移默化中得到提升。

关于职场写作，我的心得分为：1个原则，2个方法，3个提醒。

在下方输入文字。

01

“一个原则”

上简下细

面对老板的文字，一定要简明扼要。 因为老板的作用就是把控方向，做决策。 所以一定要简明扼要，不要废话。

写之前心里要想一想：老板需要看什么样的资料？ 希望老板看完后有何感想？

例如，营销活动的备案报告。 你带领团队开展了一场精彩的活动，导致产品销量下降了三倍。 你迫不及待地把这个成绩告诉了老板，洋洋洒洒写了几十页PPT，老板看完后却不知道这次活动的亮点在哪里，为什么会带来销量下滑.相反，他只听到你把你做的所有事情都详细列出来，翻到第五页就再也看不下去了

哪里有问题？

你没有抓住老板的核心需求。

备案报告的目的是让老板了解活动的结果，找出成功（或失败）的原因，以及对以后的指导意义（比如这些活动要不要花钱？）。

另外，老板一定是个大忙人，啰嗦的话只会让他觉得你无能。

优秀的下属应该是上司的过滤器，而不是喉舌。

献给上级，关注问题、原因、技巧和灵感。 少谈现象、常识、故事和真相。

例如，你可以分三段写：

按照这个逻辑来写你的报告，不会超过 10 页。 老板在10分钟内就能知道你的意见是什么，剩下的时间他会慢慢审核。

面对下属的文字，要做到一丝不苟。 由于下属的作用是服从和执行。 这时候你的文字应该有很强的指导意义，甚至像产品说明书一样详细。

在写作之前，你需要考虑：我的要求是否足够明确？ 下属看了会不会有疑问？

比如写邮件安排工作。 错误的写法是为了节省时间。 三言两语交代完职场技巧图片，剩下的就看属下的智慧了。 例如，以下内容：

Andy，请帮我查一下国外整车行业近几年的销售数据。 我将在周日的会议中使用它。 感激的！

这些邮件，下属看完都会觉得毛毛的：

打扰一下？ 您想要哪一年的信息？ 国产品牌还是合资品牌？ 线下销售还是线上销售？ 二手车交易算不算？ ……

如果这样安排任务，大部分都得不到满意的反馈。 因为这个要求太笼统了，很难下手。

正确的写法是什么？

安迪，下周二有一个重要的客户提案，我需要你帮忙找到国外汽车行业的销售数据。 具体要求如下：

1、数据范围：近五年台湾国产主流A级车销量数据；

2、包括渠道：品牌4S店和第三方整车电商平台；

3、时间：本周日想看第一版；

4.投稿格式：PPT；

有什么不明白的可以问我，非常感谢！

这样写，就把任务的范围完全框定下来，让对方不会有任何疑虑，放手去做。 这不是节省了很多来回沟通的时间吗？

有人会说，写这样的细节，就是把下属当成三岁小孩，以为他什么都不知道。

我不同意这一点。 一个合格的老板，一定要保证自己的话是可操作的，而不是满口谎言的空话。 这与下属的领悟能力无关。 他看不懂是他的责任，但没写清楚是你的责任。

这是职场写作的一个重要原则，上精简下。

说完“道”，再说说“术”。 那么你如何练习你的写作方法呢？

02

“两种方式”

反复模仿

写作必须是一种来自于真知实践的技能。 不管上多少课，不管读多少理论，不自己写，永远学不会。

善于写作的人往往具有很强的语感和造句能力。 他也能写出平静如水的句子。

刚入行的时候，写的文字直白，没有重点，根本提不起阅读的兴趣。 为此，老板多次批评我，说我的文笔“无聊得一塌糊涂”。 但他总能把平淡无奇的内容化作精炼有趣的文字。

例如我写：

阿里巴巴推出了一家无人便利店，顾客可以刷脸支付。

他写下的是：

你的“脸”就是最好的钱包。

再举一个例子，我写：

网络狗屁：一群喜欢斗嘴的人。

他写下的是：

港晶文化：我们天生就爱找茬。

同样的内容，用不同的方式写出来，有着完全不同的疗效。

而我，则是偷偷收藏了他写的东西，带回去研究。 我开始模仿他的写作方法，比如用第一人称来减少代词感，用数字来代替冗长的内容陈述，用金字塔原理来规范词组等等。

在我的日常工作中，我会抓住一切机会应用这种方法。 写邮件、写邮件、写PPT、写报告，我不断练习，然后根据听众的反馈进行调整。 随着时间的推移，我终于形成了自己的风格。

很多人问我，你为什么把品牌营销写得这么专业？ 因为看过多少品牌营销大师写的。 我只是学习了他们的单词和句型，并在日常工作中进行了练习。

即使我在陌陌上发长消息，我也会先考虑文字的段落结构，是用总分还是总分，每一段的核心信息是什么，之后对方会不会觉得迂回阅读等等。我把别人的写作习惯变成了我自己的。

如果你不想自己做研究，参加写作课程也是一个不错的选择。 现在很多优秀的公众号运营者都会传授写作技巧。 虽然学完不一定能写出10万+，但是上面的一些经验和方法还是值得学习的。

比如文章标题的写法和职场PPT的标题是一样的。 对于你提交的方案，如果PPT每一页的标题都不吸引人，读者又怎么愿意阅读下面的内容呢？

又如文章的图片，强调文字的意境与图片内容的契合。 这和演讲时一样，用最少的文字和华丽的图片来传达信息。 看似文字的书写，其实是设计信息的表达（如右图）。

▲设计你的信息表达

只要是写作，不管他写的是爆文还是报告，都有类似的方法。 在那里学习方法并不重要，重要的是你可以举一反三，把同样的方法推广到其他领域。 这叫做真正的学习。

无论是模仿别人，还是参加写作课程，想要提高写作能力，都需要大量的知识输入。 观察优秀作家的写作方法、表达方式、修辞技巧，然后不断练习，比较变化。 久而久之，你也能找到自己的写作风格。 这就是精写的良性循环。

说完方法，最后分享一些职场写作的要点。

03

“三个提醒”

适应语境，积累词汇，克制情绪

01 因地制宜

上下文是编写文本的环境。 在不同的语境下，文风应该不同。

写邮件的上下文是工作交流和任务安排。 在这方面，案文应简明扼要。 不要把比喻放在一起，也不要使用华丽的形容词。 即使写的文字很干，只要把问题和下一步说清楚，就是合格的邮件。

总结报告的写作脉络是回顾过去，展望未来。 对面的人是老大，三言两语切中要害。 它可以不仅仅是一条短信，但这并不意味着您仍然有勇气讲故事。 相反，你需要更多的时间去深入思考问题，不要写幻想，要写感悟。

写proposal的上下文是为了解决一个具体的问题，提振对方的信心。 这样，您的文字应该充满灵感，而不是直截了当。 适当加入激动人心的词句，让听众首先从课文中相信你是对的那种人。

实际上，语境关注的是文本描述的对象、交际目的和语言风格。 在日常工作中，不断总结总结，不同的语境，不同的写作方法。

02积累词库

不同的行业有其在行业中使用的特定习语。 如果你想让你的职场写作更专业，那就记住那些专业术语。

以我自己为例，我做的是广告营销。 平时每天晚上都会看广告营销行业的专业文章、案例分析、行业讲解等等。 看多了，发现经常用到的词很多，比如“精准投放”、“消费者画像”、“购买决策过程”等等，我会一一背下来，放到我的词库里面.

以后写作的时候，我会继续“强迫”自己使用这个词汇。 比如表达“媒体投放需要根据受众属性进行多样化的信息推送”，我会强迫自己用“精准投放”四个字。 久而久之，强迫就成了习惯，习惯就成了自然。

积累自己的写作词库，它们就是你的文字“弹药库”。

03 克制情绪

文字也有情绪。 细心的读者可以根据文字察觉到作者背后的心理变化。 并且尽量避免在文中泄露个人情感，以免影响读者对信息的判断。

例如，您希望朋友帮助您制定计划。 这本来是很正常的跨部门合作，但是有的人写需求霸气，有的人写有萌感。 这样的话会暴露作者的内心职场技巧图片，影响对方对你专业度的误判。

一封专业的合作请求邮件，写清楚背景、目的、时间，必要时提及对方部门的老板，并以一句客气的恭敬话结尾。 不要让对方产生任何与工作无关的遐想，这就是所谓的敬业精神。

请记住，书面文字可以反映您的身份。

在职场写作中，理性胜过情感。 这是和写鱼汤文章最大的区别。 职场写作，不需要煽动情绪，而是要有理有据。

关于这一点，有一个办法，就是写完发给同学，看看他们能不能从字面上窥探你的写作心情。

最好的标准是，你们看完之后，都认为自己是客观冷静的，不快乐不快乐。