职场办公中的邮件三技巧，你知道多少？

在职场中，很多人都非常频繁地使用邮箱，因为很多信息交流都依赖于电子邮件。

电子邮件对于初入职场的新人来说是非常陌生的，初次使用难免手忙脚乱。

反观职场老人，长期沉浸在职场中职场办公技巧，对电子邮件已经熟悉得不能再熟悉了，办公也得心应手。

那么他们在使用电子邮件时有什么技巧呢？

首先，没有必要对它们进行分类。 设置一个“已处理”文件夹就足够了。

很多人会问，当然不同的邮件有不同的类型，只设置一个“已处理”文件夹真的合适吗？

这个答案真的很合适。

给事物贴上标签是人的本能，比如微信好友的分组，网络上的某些聚会。

电子标签也是如此。 很多人会在邮件中设置不同的文件夹，分别保存不同类别的文章职场办公技巧，比如：媒体资料、待办任务、会议记录、重要参数、预算方案、客户信息、销售数据等。等等，思考以后需要的时候可以直接进入那个文件夹搜索，分类搜索更方便。

但实际上，这种做法并没有提高你的办公效率，而且你收到邮件后还得做个标记，放在不同的文件夹里，这样会浪费你很多时间。

如果您每天收到大量电子邮件，您将永远没有时间处理它们。

以为每封邮件都分类整理的做法会让你的办公室井井有条，但实际上这会导致你的邮箱管理效率低下。

其实，你只能单独设立一个“处理过的邮件”文件夹，把你认为有用的、需要保留的邮件都放在里面。 以后需要查询时，可以使用邮箱中的搜索功能进行搜索，效率更高。 高，无需区分类别，搜索功能让您轻松找到邮件。

很多毕业生忽视了邮箱的搜索功能，导致精益求精，反而做一些吃力不讨好的事情。

其次，学习创建电子邮件模板。

你知道模板的作用吗？

模板可以提高我们的办公效率，避免收发邮件过程中的重复工作。 根据工作中经常遇到的情况，总结出几个对应的常用模板，可以为你节省大量的时间和精力，也不必一直重复那些无意义的事情。

你可以根据之前发过的邮件找到合适的邮件，从这些邮件中找到可复用的结构内容，然后根据这些内容制作你的模板素材库。 相信我，您会喜欢这种方法的。

三、巧妙运用“邮件规则”，让邮件成为你的贴身秘书。

大多数邮件都有邮件规则功能，可以让你的邮箱对每一封新收到的邮件进行判断，然后根据判断结果对收到的邮件采取你预设的动作。

比如你刚收到一封新邮件，邮箱会判断发件人和收件人，邮件的主题和正文中的关键词，邮件中是否有“重要”等标记，邮件中是否包含会议邀请，邮件是根据主要收件人还是抄送对象等一系列条件判断，并根据判断结果采取你预设的动作，比如移动到某个文件夹，标记为“跟进”，回复根据模板，桌面提醒或删除转发等。

熟练使用“邮件规则”，你在处理邮件时会省心省力。

最后，不要忽视“签名文件”的作用。

签名文件是一个用来在邮件末尾快速嵌入你的签名信息的小工具，但是不要忽视签名文件这个小工具，它的作用不止于此。